FAQ im Pharma- und Medizinproduktebereich

1.Einordnung nach Annex 22 und EU AI Act
Nach Annex 22 fallen Generative KI und LLMs explizit nicht unter die zulässigen Modelle für kritische GMP Anwendungen.

Die im Konzept beschriebene Anwendung, würde sehr wahrscheinlich in einen GMP-kritischen Prozess eingreifen. Damit wäre sie aus Sicht von Annex 22 klar nicht zulässig, wenn rein generative KI oder ein LLM beteiligt ist, insbesondere bei Nutzung zur automatisierten Draft- oder Output-Erstellung.

Der EU AI Act stuft Anwendungen, die in sicherheits- oder qualitätsrelevante Entscheidungs- und Dokumentationsprozesse eingreifen, als „high-risk AI systeme“ ein. Ein Tool, das automatisiert qualitätsrelevante Texte erstellt oder Risikoanalysen unterstützt, wäre daher high-risk.

2. Risikobewertung und Governance
Hier einige Empfehlungen:
Eine formale Risikobewertung für das geplante KI-System (gemäß Annex 22 und EU AI Act).
Die Erstellung einer SOP oder Governance-Beschreibung, die den Umgang mit KI Outputs regelt (Umgang, Freigabe, Kontrolle, Rückverfolgbarkeit).
Einen dokumentierten Human-in-the-Loop-Prozess, um die Kontrolle durch sachkundige Anwender klar nachzuweisen.
Und eine technische Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit, wie Trainingsdaten ausgewählt, gepflegt und aus rechtlicher Sicht verwendet werden.

QS-Grundlage schaffen: SOP „Qualifizierung von Lieferanten/Auftragnehmern“ (aus Sicht Ihrer künftigen Auftraggeber), SOP „GDP-konformer Transport“, Abweichungen/CAPA, Umgang mit Temperaturabweichungen, Reklamationen, Schulungen, Dokumentation.
Technik qualifizieren: Fahrzeug-/Laderaum-Mapping (Sommer/Winter), Kalibrierkonzept, Alarmgrenzen, Validierungs-/Qualifizierungsdokumentation, Muster-Transporte mit Verifizierung.
Verträge: Vorlagen für Qualitätsvereinbarungen (Verantwortungsabgrenzung mit Auftraggebern), Service Level, Nachweispflichten (z. B. Temperaturdatenbereitstellung, Rückführung von Loggern).
Risiko- und Routenmanagement: Risikoanalyse pro Produkt-/Temperaturbereich; definierte Routen, Hubs/Umladungen, Notfallpläne; Security-Konzept; ggf. Back-up-Fahrzeug/Equipment.
Schulung/Kompetenz: GDP-Schulungen für Fahrer und Disposition; Einweisung in Geräte, SOPs, Abweichungsmanagement; dokumentierte Wirksamkeitskontrolle.
Startphase: Pilottransporte mit enger Begleitung und Auswertung; Review der Daten; ggf. CAPAs; Freigabe in den Regelbetrieb.

Temperaturführung: Geeignete, qualifizierte Kühl-/Heiztechnik; saisonales Temperatur-Mapping (Sommer/Winter) für den Laderaum; definierte Alarmgrenzen unter Berücksichtigung der Messungenauigkeit.
Monitoring: Kalibrierte Datenlogger/Monitoring mit lückenloser Aufzeichnung über die gesamte Transportdauer; sinnvolle Platzierung der Fühler (repräsentative Hot/Cold-Spots).
Qualifizierung/Verifizierung: Technische Qualifizierung des Transportmittels (z. B. OQ/PQ-ähnliche Nachweise) vor dem operativen Einsatz; regelmäßige Re-Checks; dokumentierte Transportverifizierungen.
Produktschutz: Sauberkeit, Schutz vor Kontamination, gesicherter Zugang, Schutz vor Diebstahl/Manipulation; ggf. Stoß-/Vibrationsschutz für sensitive Produkte.
Betrieblich: Geregelte Lade-/Umladeprozesse, Temperaturüberwachung auch bei Stopps/Hub-Passagen, klare Notfall- und Eskalationspläne bei Abweichungen.

In der Praxis: Transportdienstleister werden im GDP-Umfeld häufig über Qualitätsvereinbarungen, Selbstauskünfte, Nachweise (z. B. Zertifikate/Bestätigungen) und Transportverifizierungen qualifiziert.
Ein formales GDP-Zertifikat (wie für Arzneimittelgroßhändler) ist für den reinen Beförderer in der Regel nicht vorgesehen. Entscheidend ist, dass Auftraggeber Sie risikobasiert qualifizieren können und Sie die GDP-Anforderungen an Transport, Dokumentation und Schulung nachweislich erfüllen.
Tipp aus der Praxis: Legen Sie ein QS-System mit SOPs, Schulungskonzept, Abweichungs-/CAPA-Prozess und Transportverifizierungen an – das ist die Basis für die Qualifizierung durch Ihre Kunden.

Der Einsatz eines als CMR-Stoff (kanzerogen, mutagen oder reproduktionstoxisch) klassifizierten API hat weitreichende Auswirkungen und kann nicht pauschal beurteilt werden. Maßgeblich sind unter anderem Stoffeigenschaften, Prozessdesign, Expositionsrisiken und bestehende Schutzmaßnahmen. Wichtige Aspekte sind:

• Arbeitssicherheit:
  Auch wenn GMP nur indirekt darauf eingeht, ist der Arbeitsschutz ein zentraler Faktor. Es gelten erhöhte Anforderungen an Gefährdungsbeurteilung, Expositionskontrolle, persönliche Schutzausrüstung und Schulungen.

• Spillage-Management:
  Ein Aspekt mit Relevanz für GMP und Arbeitssicherheit ist der Umgang mit Verschüttungen. Hierfür müssen unternehmensweit klar definierte und validierte Verfahren vorhanden sein.

• GMP-Anforderungen:
  Aus GMP-Sicht ist insbesondere Kapitel 3.6 des EU-GMP-Leitfadens zu berücksichtigen. Abhängig vom Risiko können unter anderem erforderlich sein:

  • dedizierte Herstell- und Lagerräume

  • dediziertes oder Single-Use-Equipment

  • angepasste HVAC-Konzepte

  • zusätzliche Maßnahmen zur Vermeidung von Kreuzkontaminationen

Eine fundierte Bewertung sollte immer risikobasiert erfolgen und sowohl GMP- als auch Arbeitssicherheitsaspekte integrieren.

Nein. Das ist nach § 7b Abs. 4 S. 1 AMHandelsV nicht der Fall. Die Entscheidung muss durch dafür besonders ausgewiesenes Personal erfolgen. Hier die entsprechende Regelung aus § 7b AMHandelsV:
(3) Handelt es sich bei den zurückgenommenen Arzneimitteln nach Angaben des Zurückgebenden um verkehrsfähige Arzneimittel, so sind sie vor der Entscheidung über ihre weitere Verwendung einer Prüfung zu unterziehen. Die Arzneimittel dürfen nur in die zum Verkauf bestimmten Bestände wieder aufgenommen werden, wenn
1. der Zurückgebende durch Geschäftsunterlagen wie Lieferscheine oder Rechnungen belegt, daß er sie vom Arzneimittelgroßhandel bezogen hat,
2. der Zurückgebende schriftlich oder elektronisch bestätigt, daß sie seit der Lieferung ordnungsgemäß gelagert und gehandhabt wurden, insbesondere seinen Verantwortungsbereich nicht verlassen haben,
3. sie sich in den Originalbehältnissen und in ordnungsgemäßen Zustand befinden,
4. sie eine vertretbare Haltbarkeitsdauer haben,
5. keine Angaben des pharmazeutischen Unternehmers oder der zuständigen Behörde über das Fehlen der Verkehrsfähigkeit vorliegen,
6. keine sonstigen Anhaltspunkte für eine fehlende Verkehrsfähigkeit bestehen. Dabei sind die Art des Arzneimittels, die erforderlichen Lagerungsbedingungen und der seit der Auslieferung verstrichene Zeitraum zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere für Arzneimittel mit besonderen Anforderungen an die Lagerungsbedingungen.
4) Die Prüfung und Entscheidung nach Absatz 3 muß durch dafür besonders eingewiesenes Personal erfolgen. Die Prüfanweisung und die organisatorischen Abläufe sind schriftlich oder elektronisch festzulegen.

Nein, eine mündliche Zusicherung – auch wenn sie vertraglich fixiert wird – ist nicht ausreichend, um die GDP-Anforderungen zu erfüllen.

Als Inhaber einer Großhandelserlaubnis bist Du verantwortlich für eine qualifizierte Lagerumgebung, deren Temperaturbedingungen aktiv überwacht, dokumentiert und bei Bedarf gesteuert werden. Die GDP verlangt, dass alle relevanten Umgebungsbedingungen regelmäßig kontrolliert werden. Diese Verantwortung kann nicht auf den Vermieter übertragen werden.

Konkret ist der pharmazeutische Großhändler verpflichtet, unter anderem folgende Maßnahmen umzusetzen:

• Temperaturüberwachung:
  Kontinuierliche Erfassung der Lagertemperatur mit geeigneten, kalibrierten Temperaturloggern. Die Platzierung der Messpunkte muss risikobasiert erfolgen (z. B. Hot-Spots, Nähe zu Fenstern, Toren oder Türen). Die Daten müssen dokumentiert, archiviert und jederzeit rückverfolgbar sein.

• Validierung und Qualifizierung:
  Durchführung eines Temperatur-Mappings (z. B. über mindestens 7 Tage) zur Bestätigung der Temperaturhomogenität und der Einhaltung der spezifizierten Bedingungen. Zudem ist eine Qualifizierung der Lagerräume erforderlich (DQ, IQ, OQ, PQ).

• Abweichungsmanagement:
  Bei Nichteinhaltung der Temperaturgrenzen müssen geeignete Gegenmaßnahmen definiert und umgesetzt werden, z. B. durch Lüftungs- oder Klimaanlagen sowie entsprechende SOPs.

Zusammengefasst: Die Zusicherung des Vermieters kann eine unterstützende Rahmenbedingung sein, ersetzt aber nicht Deine Pflicht zur eigenständigen Überwachung, Dokumentation und Sicherstellung der GDP-konformen Lagerbedingungen.

Für Wirkstoffe ist gemäß EU-GDP-Leitlinie für Wirkstoffe keine formelle „verantwortliche Person“ wie bei §52a AMG vorgeschrieben, aber es muss eine fachlich qualifizierte Person vorhanden sein, die für Qualität und Konformität verantwortlich ist.
Die Qualifikation einer VP ist also nicht notwendig.

Die Lagerung von Arzneimitteln ist in Deutschland bei der zuständigen Landesbehörde (Überwachungsbehörde) anzeigepflichtig. Sofern das Unternehmen als Großhändler für Arzneimittel tätig werden möchte – dazu zählt auch die reine Lagerung – ist gemäß § 52a AMG eine behördliche Großhandelserlaubnis erforderlich. Diese Erlaubnis setzt eine Inspektion durch die zuständige Behörde voraus, bei der die Einhaltung der EU-GDP-Leitlinien überprüft wird.

Ein wichtiges Missverständnis:
In Deutschland wird das GDP-Zertifikat nicht von einer privaten Zertifizierungsstelle, sondern direkt von der zuständigen Behörde ausgestellt. Nach erfolgreicher Inspektion erhält das Unternehmen ein behördliches GDP-Zertifikat. Dieses wird außerdem in der EudraGMDP-Datenbank der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA) veröffentlicht.

Das GDP-Zertifikat bestätigt offiziell, dass das Unternehmen die Anforderungen der EU-Leitlinien zur Guten Vertriebspraxis erfüllt.

Hier die Antwort von Pharmaziedirektor Rico Schulze: Für mich ist es selbstverständlich in Ordnung, dass Sie sich mit Ihrer Frage an mich gewandt haben. Diese will ich auch so gut wie möglich beantworten, selbst wenn es meiner Kenntnis nach im Arzneimittelrecht keine klaren und eindeutigen Regelungen zum Umgang mit verlorengegangenen Arzneimitteln gibt. Ich kenne insbesondere keine Regelung, die im Falle des Verschwindens von Arzneimitteln eine Meldepflicht gegenüber den zuständigen Behörden postuliert.
Es ist jedoch vollkommen unstrittig, dass aus verschwundenen Arzneimitteln unter Umständen ein Risiko für die Arzneimittelsicherheit und damit für die Patienten entstehen kann. Ich empfehle Ihnen daher einen risikobasierten Ansatz: Gehen aus nicht nachvollziehbaren Gründen einzelne wenige Packungen eines Arzneimittels abhanden, sehe ich Sie nicht in der Pflicht, dies den Behörden zu melden. Inventurdifferenzen oder die Beanstandung einer kleineren Fehlmenge kommen regelmäßig vor und interessieren die Behörden typischerweise nicht. Handelt es sich jedoch um größere Mengen oder besteht der Verdacht, dass die Arzneimittel zum Zwecke der bewussten Veränderung oder Fälschung gestohlen wurden, sollten Sie sich nicht scheuen, die Behörde(n) davon in Kenntnis zu setzen. Die hiesigen Unternehmen würde ich immer bitten, uns in Zweifelsfällen mehrmals zu viel als einmal zu wenig zu informieren.
Es tut mir leid, Ihnen nicht wirklich handfest mit klaren Zahlen und Daten weiterhelfen zu können. Möglicherweise kommen Sie aber auch mit der vorliegenden Antwort ein Stück voran. Ich wünsche es Ihnen!

In der Schweiz ist das Öffnen privater Schränke oder Schubladen ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person grundsätzlich nicht erlaubt – auch nicht im GMP-Bereich. Arbeitgeber müssen die Privatsphäre der Mitarbeitenden gemäss Obligationenrecht (OR) und Datenschutzgesetz (DSG) respektieren. Durchsuchungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig, wenn ein triftiger Grund besteht und die betroffene Person vorher informiert oder ihre Einwilligung erteilt hat.
Bewährte Praxis:
– Kontrollen sollten nur nach einer Risikoeinschätzung, unter Vier-Augen-Prinzip und mit klarer arbeitsvertraglicher Grundlage erfolgen.
– Mitarbeitende müssen transparent über Zweck und Art der Kontrolle informiert werden; idealerweise liegt eine schriftliche Vereinbarung oder Betriebsvereinbarung vor.
– Das DSG verlangt eine strenge Zweckbindung, Datenminimierung und Dokumentation aller personenbezogenen Zugriffe.
Regulatorischer Rahmen:
Kontrollen zur Sicherstellung der GMP-Konformität erfolgen durch kantonale Inspektorate unter Beachtung des Arbeitsrechts und Datenschutzes. Eine generelle, anlasslose Durchsuchung privater Aufbewahrungsmöglichkeiten ist nicht zulässig. Ausnahmen sind nur bei konkreten Verdachtsmomenten und nach Einbezug der Personalvertretung bzw. auf Basis einer Betriebsvereinbarung denkbar.