Warum IT-Projekte scheitern (können), aber nicht unbedingt scheitern (müssen)

Autor: Eric Morel und Ximena Aebi-Diaz

Letzte Änderung: 02.05.2023

Bemüht man eine Google Suchanfrage, warum IT-Projekte schieflaufen können (Top Ten), so gibt es verschiedene Quellen und Angaben dazu, die aber meist deckungsgleich sind.

Aber welches Kraut ist gegen ein Scheitern gewachsen?

Nicht doch die sogenannte Computersystemvalidierung (CSV), oder doch? Falls diese smart und clever ausgelegt ist, dann setzt diese genau dort an. Schauen wir mal auf die TOP TEN der Probleme und was eine guter CSV-Ansatz dafür in petto hat. Bedienen Sie sich einfach aus dem CSV-Werkzeugkasten nach Belieben:

Projektmanagement

Ein smarter Validierungsplan ist wie ein Projektplan aufgebaut. Grundsätzlich sind ein IT Projekt und die Validierung immer eine Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber (AG) und einem Auftragnehmer (AN). Daraus entsteht eine Projekt, das nicht wie das Alltagsgeschäft auch Spielregeln und Leitplanken braucht. Wer ist für was verantwortlich, wann ist was zu erstellen und welche Voraussetzungen sind erforderlich. Wenn die arbeitsanteiligen Aufgaben verteilt und ordentlich vereinbart und abgestimmt sind, dann kann es losgehen und man hat einen gemeinsamen, vereinbarten Weg vereinbart.

Zielsetzung

Wenn man im Projekt gemeinsame Ziele setzt, zum Beispiel

Was soll ein computergestütztes System umsetzen und wirklich können?
Was soll damit erreicht werden (Ziel)?

dann besteht auch eine gemeinsame Motivation, dieses Ziel zu erreichen.

Verantwortlichkeiten

Verantwortlich sein, sich verantwortlich zu fühlen und eben noch verantwortlich zu handeln – der Motor in einem Projektvorhaben und dessen Realisierung. Nicht nur auf dem Papier ist das wichtig, viele Kleinigkeiten gehören auch dazu – Meeting- und Kommunikationskultur. Wer tauscht welche Informationen mit wem aus und wie kommt man da zusammen. Hier kann die Validierung vieles beitragen, auch zwischen den Zeilen.

Risiko- und Chancen-Management

Jede Änderung birgt Chancen und Risiken. Digitalisierung ist in aller Munde – aber was heißt das für uns und die Arbeitsprozesse? Wir machen Projekte von Menschen für Menschen. Und Menschen wollen in Änderungsprozessen, oder besser in Verbesserungen, Optimierungen und Vereinfachungen (= unsere Ziele – siehe 2.) mitgenommen werden. Sprechen Sie über Risiken und Chancen, was sind auch Befürchtungen oder neue unbekannte Dinge. Die Validierung betrachtet die Risiken in Bezug auf Prozesse, Projekte, Systementwicklungen und Änderungen. Wenn Sie die Risiken kennen oder einschätzen, dann können Sie präventive Maßnahmen treffen und den Projekterfolg damit sicherstellen.

Das hört sich vielleicht auch mal einfach an – ist aber wichtig. In jedem Projekt haben Sie trotzdem die Erkenntnis, dass mit allen Bemühungen immer noch neue Risiken erkannt werden oder entstehen. Das Leben ist und bleibt ein lebenslanges Lernen. Aber die Validierung versucht auch, dass man zumindest den gleichen Fehler nicht zweimal macht – damit ist viel erreicht.

Prozesse

Hoppla, Prozesse sauber darzustellen, zu bewerten und verständlich zu machen – das scheint nicht einfach zu sein. Sie fragen 3 Personen, wie der Prozesse heute aussieht und erhalten 4 Antworten. Und das IT-System soll dann diese Prozesse abbilden. Allein schon die gemeinsame Beschäftigung um die Prozesse herum bedeutet einen Wertzuwachs für jedes Unternehmen. Und die moderne Validierung unterstützt das sehr stark. Auch später in Inspektions- und Auditsituationen sollte man in der Lage sein, die Prozesse korrekt darzustellen.

Ist das nicht möglich, dann entstehen Unklarheiten oder im schlimmsten Fall Missverständnisse, die in Abweichungen münden. Das ist unnötig. Aber denken Sie auch daran, dass <h3>neue Mitarbeiter</h3> immer dazukommen und durch diese Darstellungen schneller und besser eingearbeitet werden können. Unternehmen müssen in Prozessen denken, ggf. nicht in Abteilungsgrenzen oder in einzelnen Verantwortlichkeiten.

Agile Vorgehensweisen vs. Organisation

IT-Projekte, Software-Entwicklung und IT Service Management arbeitet mit agilen oder serviceorientierten Methoden. Das ist etwas anderes als die Herstellung von pharmazeutischen Produkten, die auf Prüfungen, Studien, Zulassungen und Bewilligungen beruhen. Darauf kann, muss und sollte man sich einlassen. Und die Organisation darauf vorbereiten. Wieder kann die Validierung dort ein Verständnis dafür kultivieren und das Projekt erfolgreich machen.

Dokumentation

So wie immer, müssen Sie neben der trägen Validierung auch etwas für ihr Geld bekommen. Ein System ohne Spezifikationen, Installationsanleitungen, Schulungen, Tests und Release Notes ist wie ein großartiges Auto ohne Motor. Und Projektergebnisse müssen auch messbar sein oder es hängen davon Akzeptanzkriterien und Zahlungsziele ab. Selbstverständlich ist das so. Wenn Sie eine neue Küche kaufen, dann zahlen Sie diese auch erst komplett, wenn alles läuft und da ist. Nutzen sie auch die Sammlung für die Zukunft, wenn das heutige System in 10 Jahren ausgetauscht wird. Dokumentation ist einfach wichtig – nicht nur für einen fragenden Inspektor oder Auditor. Veredeln Sie Ihr Projekt mit Nachvollziehbarkeit und Transparenz – für heute und morgen.

Datenmanagement und Integrität

Heute spricht man oft von IT-Projekten, digitaler Transformation oder Digitalisierung. Naja, ist das nicht alter Wein in neuen Schläuchen? Nehmen wir mal ein gutes altes Wort dafür – EDV: Elektronische Datenverarbeitung. Oh, yes, unsere IT-Systeme verarbeiten Daten. Selbst das tollste System ist Unsinn, wenn die Datenqualität (noch viel entscheidender, die daraus folgende Datenintegrität) blödsinnig ist. Und die Datenqualität resultiert daraus, welche Daten Sie dem System füttern.

Die Fragestellung welche Daten relevant und wichtig sind, ist eine sehr zentrale und wichtige Frage und damit eine Aufgabenstellung für das Projekt bzw. die Validierung. Entscheidend ist nicht, was wir alles aufzeichnen können an Daten, sondern welche dieser Daten wir auswerten wollen und später für Business oder Qualitätsentscheidungen nutzen wollen und müssen. Würde man die Projektziele darauf begrenzen, dass die Software halt richtig installiert ist und ein wenig vor sich hin werkelt, dann ist das am Ziel vorbei. Wissen im Unternehmen entsteht aus Daten und Informationen und unsere Systeme sind die Datenquellen.

Change Management

Mängel im Änderungsprozess sind häufig anzutreffen und führen zu katastrophalen Projektsituationen. Das muss wirklich nicht sein. Teils scheint es so, dass jemand denkt, dass er nur ein kleines Schräubchen dreht; oder dass mal so lean kurz gemacht werden kann, auf dem kleinen Dienstweg. Dabei kennen wir das bei Änderungen doch genau – was sind die Nebeneffekte von Änderungen? Darüber auch methodisch nachzudenken, am besten vor dem Tun, ist in jeder Situation mehr als ratsam.

Release Management, Wartung und Support

Auch hier, was ist ein Release, ein Build, ein Change, ein Hotfix oder eine neue Version? Fragen Sie drei Personen – vier oder mehr Antworten sind garantiert. Dabei ist es eine Baseline und für das System fundamental wichtig, und es muss durch alle Beteiligten gleich verstanden sein. Auch nach der hoffentlich erfolgreichen und angenehmen Projektphase – im operativen Betrieb – um das System im validen Zustand zu halten, damit man mit dem Projekt weiter seine Freude hat. Zu dick aufgetragen? Nein, die Systemakzeptanz und die Pflegbarkeit des Systems sind wichtige Ankerpunkte für die Validierung – und für das gesamte Unternehmen.

Und noch ein letzter Punkt: Machen Sie eine Validierung mit Spaß und Freude, nicht als notwendiges Übel, weil das jemand will oder sehen möchte. Und ja, das ist möglich und erzeugt einen hohen Gegenwert. Das meint zwar ein Fan von der sogenannten Computersystemvalidierung, aber es trägt sich über erfolgreiche Projekte – von Menschen für Menschen.