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Danke für die tolle Schulung zur GMP-Dokumentation

Erstellt am: 28.02.2020
Reinhard Schnettler, Letzte Änderung: 17.03.2020
Wir freuen uns immer über positive Rückmeldungen von unseren Schulungsteilnehmern. Ein Teilnehmer der Veranstaltungsreihe GMP-Dokumentation Modul 1 SOPs erstellen und anwenden und Modul 2 sicher protokollieren, Herr Gerrit Rimbach, hat uns folgende Nachricht geschickt, die wir gerne beantwortet haben:

Hallo Herr Nedvidek,

auch auf diesem Wege wollte ich mich sehr für Ihre tolle Schulung bedanken, die die GMP Anforderungen an Dokumentation sehr anschaulich gemacht hat! Im Nachgang habe ich zu dem Punkt Protokollierung und Entwertung von Leer-Feldern in Formularen noch eine Frage. Aus Gründen der Vertraulichkeit stelle ich die Frage allgemein gehalten.

Die Situation ist folgende: Ein in einem Formular zu dokumentierender Vorgang hat zwei unabhängige Abschnitte (A+B). Oft werden beide Abschnitte bearbeitet. Es kommt aber auch vor, dass nur Abschnitt B zu bearbeiten ist, Abschnitt A somit wegfällt. Um das zu verdeutlichen, finden sich am Anfang des Formulars zwei Checkboxen „Abschnitt A und B“ und „Nur Abschnitt B“. Der Mitarbeiter dokumentiert durch Ankreuzen einer der beiden Checkboxen, welche Abschnitte zu bearbeiten sind.

Meine Frage ist jetzt: Wenn nur Abschnitt B bearbeitet werden muss, dann kreuzt der Mitarbeiter „Nur Abschnitt B“ an. Müssen jetzt noch alle Felder des Abschnitts A entwertet werden? Das sieht bei 5-10 Seiten nicht gut aus. Oder genügt das Kreuz im Checkfeld „Nur Abschnitt B“ und ein Nachsatz, dass im Fall einer alleinigen Bearbeitung des Abschnitts B der Abschnitt A nicht bearbeitet und entwertet werden muss.

Ich danke Ihnen sehr für Ihre Antwort und Mühen.

Mit freundlichen Grüßen
Gerrit Rimbach



Hier die Antwort von Herrn Dr. Wolfgang Nedvidek:

Hallo Herr Rimbach,

es freut mich, wenn Sie mit dem Seminar zufrieden waren. Wie im Seminar ausgeführt, dient die Entwertung von nicht auszufüllenden Feldern zum einen dem Schutz vor unbemerkter nachträglicher Änderung, zum anderen als Beleg, dass der Mitarbeiter das Feld „gesehen“ hat und bewusst nichts eintragen wollte. Konkrete Lösungsansätze sind, wie auch schon im Seminar angesprochen, aus der Ferne leider nicht möglich. Eine Idee wäre aber, und vielleicht passt diese Idee für Ihre Fragestellung:

Man nummeriert die einzelnen Abschnitte im Formular und verweist bei den Kreuzchen dann auf den Gliederungspunkt, bei dem das Formular weiter zu bearbeiten ist. Das könnte hier in etwa so aussehen:

O Abschnitt A und B (weiter mit 1.)
O Nur Abschnitt B (weiter mit 2.)

1. Abschnitt A


2. Abschnitt B


Dann würde deutlich werden, dass Punkt 1 Abschnitt A nicht auszufüllen ist, wenn nur Abschnitt B durchzuführen ist. Der Mitarbeiter muss ja dann die Felder im Abschnitt A gar nicht bearbeiten, also muss er sie auch nicht bewusst leer lassen und dies durch Entwertung dokumentieren. Ein nachträgliches Ausfüllen würde auffallen, weil das Formular dann unplausibel ist (Punkt 1 ausgefüllt, obwohl es laut Kreuzchen nicht nötig ist).

Grundsätzlich „schadet“ es aber auch nicht, wie Sie vorgeschlagen haben, durch Text darauf hinzuweisen, dass der Abschnitt A nicht bearbeitet und entwertet werden muss. Damit hat der Mitarbeiter ja zum Ausdruck gebracht, dass er Abschnitt A „gesehen“ und bewusst nicht ausgefüllt hat.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit dieser Idee weiterhelfen.

Herzliche Grüße nach Hamburg
Ihr Wolfgang Nedvidek

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